全面实施物资集中采购 提升企业管理经济效益

——中铁八局推行物资集中采购管理宣传提纲

力行物资集中采购管理是工程项目精细化管理的重要内容，在一定程度上体现了我们企业的精细化管理水平和对工程项目的管控能力，这项工作也是我们企业当前及以后一段时间的重点工作，根据集团公司相关制度办法和推进计划，编写本宣传提纲。对该项工作开展，两级班子及相关部门管理干部，务必要在思想上高度重视、工作中自觉落实，同时请各单位广泛深入宣贯，指导各级干部员工吃透精神实质，把握任务要求。

一、充分认识实施物资集中采购的重要意义

实现对企业资源的科学调配、有效管控，进行集约化管理。这不仅有利于优化企业资源配置、增强核心竞争力，而且对加强企业管理、深化企业改革意义重大。

（一）推行物资集中采购是落实精细管理的必然要求

落实由前台管理向后台管控的转变，就是要加强对人员、资金、物资的统筹管理，确保企业的各项资源都得到有效整合，都能用在针尖上和刀刃上。物资设备是项目成本的大头，直接影响工程质量、施工进度和成本控制。因此，积极开展物资集中采购供应工作十分必要、意义重大，建立全公司统一的物资基础数据体系和采购业务流程，对在同一区域、合理经济运输范围内的多个项目，推行区域集中采购供应，实现集约化管理，将极大提高采购管理质量和效率，全面规范物资采购、合同签订、现场管理、货款支付等要素行为，将有效避免一己之失和一己之私给企业造成的重大损失。在大是大非和原则立场面前，各级干部务必要牢固树立大局意识和全局观念，保持高度的政治敏感性和政治辨别力。

（二）推行物资集中采购是提升企业效益的有效途径

物资采购管理牵涉范围广、人员多，将系统工作流程化、标准化、细节化，确保前后环节紧密相扣、各个步骤专人负责，从而实现提升效益的重要目的。一是可以充分发挥集团规模效应，体现议价优势。通过公开招标，充分利用程序的规范性和厂家的竞争性，比质比价比信誉，可以有效降低采购成本。二是可以不断满足企业发展要求，提升管理效能。通过规范化管理、专业化采购，有利于培养一批专业化的物资集中采购和管理人员，充分提升宏观调配、加快周转的统筹协调效能，有效保障企业发展质量。

（三）推行物资集中采购是规避管理风险的有益探索

通过严把物资设备进口关，提高准入门槛，落实供应商集中管理，将有效规避各类风险。一是将有效规避质量风险。有实力的供应商提供的产品质量往往更有保障。与这些优质供应商合作的前提就是要形成较大的采购规模和持续的采购计划。推进物资集中采购，有利于强化和提升集团公司在物资采购市场上的优势地位，促进和发展与大供应商之间的战略合作关系，对于建立稳定的供货渠道、取得优质的物资产品，保证工程质量意义重大。二是将有效规避合同风险。物资采购合同既有一般合同管理的共性，也有其特殊性，产品质量规格是否达标、物流配送是否及时、厂商产能是否合格，都需要综合考量、严格把关。分散采购合同管理工作量大、隐患点多，难以做到面面俱到，难免百密一疏，从而影响项目经济效益和施工进度。三是将有效规避廉洁风险。通过电子商务平台，提升工作流程的透明度，做到公开公正、有序监督，在制度层面和技术层面上好双重保险，防止暗箱操作、损公肥私、以次充好的违纪违法行为发生。

二、深刻了解当前物资采购模式的主要问题

近年来，两级公司的物资采购工作形成了一整套的工作流程和监督机制，取得了明显成效。但我们也应该清醒的认识到，各自为政的采购方式有着先天不足的问题和劣势。我们企业各个层级都有物资采购管理主责部门，指导多于管控，采购权限分散，容易造成单次批量较小、采购单价虚高、资金周转不畅，与企业当前的生产规模和发展速度极不匹配，成为制约企业更好发展的瓶颈。

（一）流程缺少必要监控

当前物资采购管理工作制度化程度不够，不能完全做到靠制度管人管事，具体工作中难免掺杂个人意志和主观因素，缺少科学性、合理性和客观性。更有甚者，规章制度束之高阁，照章办事成为空谈，难以做到阳光透明，导致监督不到位、追责不及时的情况时有发生。个别单位搞“表面集中”，做表面文章，敷衍了事，应付上级，甚至在采购招标、物资数量、合同价格等方面弄虚作假。

（二）技术手段不够到位

从当前各单位物资管理的手段上看，配套设施普遍薄弱。个别单位对物资管理重视不够，资金投入不足，多停留在原来的整套账务、采购、仓储和控制的管理模式上，很多单位还停留在手工管理的水平上，造成了当前物资管理基础工作相对薄弱。从整体上看，各单位对物资采购信息化平台的了解程度和运用能力还参差不齐，缺少足够的通晓网络技术和物资管理的专业人才，影响了整体推进计划和实操效果。

（三）市场调查不够充分

个别单位物资采购的集约化程度不高，仍以项目分散采购为主，没有打破区域和项目界限实施集中采购，规模优势难以得到充分发挥。有的单位物资采购的市场调研不充分，采购方案不完善，计划性不强，量价控制不严，停工待料、高价低质等问题时有发生。有的单位现场物资管理混乱，物料没有台账，支领没有手续，材料浪费、丢失和损坏较为严重。

（四）资金调配缺少统筹

个别基层项目施工进度计划制定不科学，影响进度因素预计不充分，对紧俏物资囤积居奇，不能客观准确制定物资采购计划，增加了采购工作的盲目性，致使采办和使用脱节，采购的计划权、采购权、使用权三权分离，从而影响了财务预算和资金的统一调配使用，造成资金使用效率不高、物资设备长期闲置的情况，没有充分发挥集中采购的资源整合优势。

（五）抵触情绪有所存在

部分领导干部将集中采购视为对基层干部的不理解和不信任，认为是上级公司把手伸长了、管的具体了，影响了基层干部的积极性和能动性。个别干部专注局部利益，罔顾大局利益，对集中采购不理解、不支持、不执行，甚至心存侥幸、私开后门，对新规章、新制度理解不深、落实不力。也有个别干部信奉经验主义，排斥新鲜事物，使用新技术、新方法的能力不足，认为集中采购与现场脱节、与实际相悖。还有些干部缺乏精细化的管理意识，满足于“过得去”、“差不多”，特别是对二三项料的采购管理重视不够。

三、全面明确推行物资集中采购的目标任务

自2014年11月25日起，集团公司所有项目物资采购、办公用品采购严格按照规定的采购范围和权限实行，原工程项目已签订的合同，按原合同执行。在后续的工作中，两级公司要把握重点、有的放矢，带着明确的目标和任务开展工作。集团公司推行物资集中采购的基本要求是：落实机制体制建设要求，实现物资采购精细管理，推广应用电子商务平台，不断净化物资供应渠道，提升物资供应服务质量，实现区域物资集采分供，实行采购资金集中支付。

（一）落实机制体制建设要求

一是制度建设务求实用。根据股份公司的目标要求和相关制度，充分结合企业实际，经过反复推敲论证，我们先后制定了《物资集中采购管理办法》、《辅助材料网络竞价采购管理办法》、《物资集中采购结算与支付暂行办法》、《物资集中采购实施细则》和《办公用品集中采购管理办法》。明确了各级单位的采购权限和责任义务，明确了主责部门、实施单位和作业规则，能够有效避免制度之外的“特殊情况”，杜绝模棱两可和自相矛盾。各单位务必充分领会文件精神，落实文件要求，通过制定实施细则和开展专项培训，将制度要求转化为工作习惯。二是机构设置务求实效。严格按照股份公司“两级采购平台、三级管理机构”的物资管理模式，不断建立健全由两级公司物资管理部门所构成的物资集中采购供应管理层级，各司其职，各负其责。集团公司成立了物资集中采购领导小组,由分管领导担任组长,物设部负责人任副组长,工程部、财务会计部、成本部、法律事务部、纪委监察部等相关部门指定专门人员为主要成员，具体执行机构为集团公司物资集中采购管理中心，该中心与集团公司物资机械部施行一套人马、两块牌子。各单位务必要按照各自层级职责，健全组织机构，配强专业干部，增进沟通交流，确保各项工作责任到人、落实到位。

（二）实现物资采购精细管理

根据《项目管理手册》的相关要求，各级单位要全面规范物资采购、资金支付、进货检验、库存管理、收发控制、消耗定额等关键管理环节，确保流程闭合、过程可控。要认真学习钻研《项目物资管理信息系统》及《采购电子商务系统》指导手册，抓紧完成项目物资管理信息系统的升级工作，重点优化系统计划管理及成本核算模块，要在所有工程项目实现全覆盖，及时与项目成本管理信息系统对接，逐步实现电子化采购和成本核算分析。

（三）推广应用电子商务平台

电子商务平台已经不再是新鲜事物，作为当下社会重要商业媒介，具有资源丰富、价格低廉的特点。当前，股份公司采购电子商务平台已经正式上线运行，各单位要主动加压、主动作为，加快制定推进计划，加快系统应用进程，熟练掌握市场调查、信息发布、商务洽谈、签订合同等主要流程，充分了解内业资料标准要求，尽快发挥电子商务平台的预期作用，尽早实现全公司的物资都在线上采购。同时，集团公司将在全国范围内组建3到5家电子化招标中心，配置相应的专业人员及必要的硬件设施，包括开标系统、评标系统及监督系统，集团公司所有招标采购业务均进入招标中心，以实现真正意义上的电子化招标采购。充分发挥二级平台的积极作用，物资采购管理中心和现代物流公司要充分借鉴先进经验做法，借助阿里巴巴采购平台，做好二三项料及办公用品采购工作，不仅要降本，而且要增效，致力提升物资采买配送服务水平，为维护基层生产秩序和各级单位办公秩序履职尽责。

（四）不断净化物资供应渠道

建立供应商准入、分级分类管理及定期考核制度，形成“统一评定、分级管理、资源共享、动态考核”的供应商管理模式。要以高度的责任感协助股份公司维护好《合格物资供方名录》，对供应商的选择要坚持名录内外区别对待，名录内的每年定期复评，复评不合格三年内不得使用。名录外的要坚持标准、严格筛选，根据“谁采购、谁调查、谁评价”的原则对供应商进行评审。物资采购管理中心、现代物流公司以及各基层单位，要严格按照各自采购权限，切实做好供应商的甄别和准入工作，把标准定严一点、门槛设高一点、网眼织密一点。严格落实集团公司、子（分）公司分级、AB分类管理，一般物资供应商由集团公司物资管理部门归口管理，坚持名录管理严进严出。

（五）提升物资供应服务质量

推行物资集中采购，现代物流公司在对外采购和对内供应两端的作用都十分关键，是供应商与各级单位间的桥梁和纽带，是这项工作的重要责任主体，公司班子要充分认识到这项工作的重要性、长期性和艰巨性。一要主动接受服务监督。虚心听取上级单位和兄弟单位对工作质量、产品质量、服务质量等方面的意见建议，做到主动沟通和持续改进。二要合法合规履行职责。认真执行国家、行业有关物资管理的方针、政策、条例，严格执行集团公司有关物资管理办法和物资集中采购管理办法。三要做好市场资源调查。加强与大中型物资生产厂商及核心经销商的联系，并与其建立良好的合作伙伴关系实现战略采购。四要不断完善配套服务。建立现场物资供应服务机构，履行集中采购、供应及配套服务职能。五要加强售后服务管理。定期就产品质量、交货期、售后服务等进行调查摸底，全面掌握信息，对不合格供应商及时进行清退，必要时运用法律手段对供应商进行索赔，并将处理结果反馈物供单位和使用单位。

（六）实现区域物资集采分供

区域物资集中采购是集团公司物资集中采购供应的重要实现方式，现代物流公司是集团公司开展区域物资集中的主体。现代物流公司首先在成都地区率先开展区域物资集采分供、配送及服务，待条件成熟时逐渐扩大区域采购范围。通过区域物资集采分供，满足同一建设项目、不同参建单位所需物资，或者同一地理区域、同一需求时间、不同建设项目所需物资的采供要求。在条件成熟、规模壮大的前提下，增进与股份公司和其他兄弟单位的交流合作，逐步建立覆盖主要施工区域的物流配送中心，集中仓储，统一调配，从而有效降低物流成本。

（七）实行采购资金集中支付

资金集中结算与统一支付是提升物资集中采购质量的根本保障，也是确保物资集中采购得以持续健康发展的前提条件。各单位要树立“一盘棋”的思想，集团公司将统一项目管理标准，统一资金来源，统一结算与支付流程。同时，充分借鉴集中结算、统一支付的成功经验，将建立“物资集中采购专项基金”，分级对物资集采资金进行统一管理，制定采购专项基金归集、支付的原则和具体措施，变前台支付为后台管控和支付，确保项目物资集采顺利推行。在具体工作中，由现代物流公司招标采购的主要物资由各用料单位按合同约定向现代物流公司支付货款；辅助材料采购货款由现代物流公司统一向供应商支付，各子（分）公司每月28日向现代物流公司支付当期采购货款。

四、准确把握制度建设和流程设计两条主线

推进工作要有节点，更要有重点，要抓全面，也要抓关键。工作思路是否清晰、实施方案是否可行、推行效果是否显著，关键在于制度建设和流程设计是否科学缜密。

（一）制度建设要注重领会精神、结合实际

根据股份公司和集团公司的相关文件制度，各单位结合各自采购权限和工作职责制定好相应的实施细则，确保制度建设工作与上级指示精神一脉相承。要切实理解股份公司顶层设计的核心思想和精神实质，新的物资采购模式既是管理集中也是行为集中，各单位要按照统一的采购标准、统一的采购平台、统一的采购流程开展物资采购管理工作，从根本上统一思想认识，保证方向正确。

（二）流程设计要注重堵塞漏洞、科学可行

一是流程设计要删繁就简。最行之有效的工作流程往往不是最繁琐、最复杂的工作流程，而是每个环节的措施手段更为直截了当，能够让每个从业人员清楚了解“何人完成何种具体工作，以何种顺序完成工作，可以获得何种服务支持，以及在流程中采用何种软件系统”等具体问题。二是流程设计要易于监督。要具备自我查错纠错功能，推行阳光采购、主动接受监督、避免独断专行。三是流程设计要立足实际。采购流程设计不能建空中楼阁，要充分分析企业当前的人员素质和技术资源条件，物资集中采购流程必然要受到企业客观条件的约束，因此，不仅要立足理论，更要着眼实际。

五、切实有效加强整体工作推进的组织领导

物资集中采购，既是股份公司全面推行工程项目精细化管理的重大举措，也是集团公司自身发展的迫切需要。各级单位要切实加强组织领导，进一步规范项目物资集中采购行为，降低物资采购供应成本，提高集团公司整体效益。

（一）要成立专门组织实施机构进一步优化组织机构设置，加强各级单位物资采购管理部门的机构设置与人员配备，明确两级采购平台的责任分工，各级单位要共同建设、规范并维护好二级采购平台，推进物资采购由前台管理向后台管理转变，由目前以工程项目部为采购主体向以上一级物资管理部门为采购主体转变。现代物流公司要充分发挥专业物资公司的配送和服务功能，实现管理部门与专业公司责权分置、分工协作、相互制衡。继续实行物资分级分类采购，逐步扩大战略采购的范围和物资品种，采购方式以招标采购为主，同时增加战略采购和网络竞价采购方式。

（二）要配齐配强专业技术干部专项工作要有专人推进，按照标准化要求建立健全各级单位物机部门，通过内部选拔、定向培养等多种方式，选取基层经验丰富、责任意识较强、工作条理清晰的专业技术干部充实到物资采购管理队伍中来。充分发掘调配现有人力资源，根据岗位要求，合理使用干部，为整体工作推进提供必要的人才支撑和智力支持。要特别考量物资采购干部的工作原则性和组织纪律性，在工作面前能够勤勉敬业，在利诱面前也能明辨是非。

（三）要全面组织开展业务培训两级单位的培训工作安排要富有针对性、计划性和系统性，要充分围绕物资集中采购供应模式、政策、办法及细则组织实施，重点就集采供应价格测算与制定、电子商务平台应用、物资计划与调整、物资验收与盘点、物资核算与分析等重要知识点开展专项培训。要丰富培训形式，通过交流讨论与案例分析巩固学习内容，通过实操练习与考核测试检验学习成果，要让相关干部员工带着在工作中发现的问题和不足，在学习中得到印证和提升。要通过培训工作，达到提升业务素养、明晰政策法规、统一思想认识、规范日常行为的重要目的。

（四）要做好形势任务宣传工作推行集中采购，是对企业当前物资管理模式的一次升级和颠覆，不可避免的要触及局部利益，改变管理习惯。在加强业务培训的同时，更要注重对集中采购工作的宣传教育，切实增加领导干部的紧迫感和责任感。要广泛传达形势任务，深入剖析改革优势，全面推介先进经验，大力弘扬先进典型。要通过实打实的经营效益提升、物资质量提升、服务水平提升，让各级主要领导在政策上了解，感情上接受，工作上支持，主动成为集中采购工作的组织者、指导者和实施者。

（五）要加大督察整改工作力度为确保集中采购各项制度和流程都能得到贯彻执行，各单位要充分研究构建涵盖事前、事中、事后三个阶段的全过程监督体系，审计部门和监察部门也要主动熟悉电子商务平台操作流程，实时开展线上审计监控。与此同时，采用“逐级考核、重点抽查”的方式，将集中采购的贯彻落实情况和廉洁从业情况纳入效能监察、专项治理和日常巡视的工作范畴，严防质量风险、价格风险和廉洁风险，发现问题要及时整改，发现违纪要严肃处理。